Проведение таких мероприятий, как конгрессы и конференции — достаточно сложная задача, которая требует опыта и знаний. Потому в случае невозможности самостоятельной организации мероприятия советуем обращаться к профессиональным агентствам, которые уже давно занимаются подобного рода деятельностью. Например, Агентство международных исследований организовывает уникальные научные конференции различного формата. Один из популярных видов — дистанционный формат. Он гораздо финансово-выгоднее обычной конференции, так как исключает много пунктов в подготовке. Но основное преимущество , что статьи публикуются в едином сборнике, который создается по определенным критериям государства профессионалами. Каждому материалу присваивается номер ISBN, а также индексы УДК, ББК и заноситься в единую электронную библиотеку.
Особенно ценно участвовать в таких научных конференциях студентам. Это отличная возможность впитать и поделиться опытом, обсудить свою работу с единомышленниками, получить свои труды в сборнике который относится к очной конференции. Этот сборник дает преимущество подтверждения авторских прав на текст и соответсвенно на идею, изложенную в нем, дает возможность получить различные гранты и стипендии.
Исходя из требований AMИ все публикаций проходят отбор , поэтому только качественные научные работы, которые действительно могут помочь и принести пользу — размещаются на платформе.
В случае с очными научными конференциями ниже будут описаны некоторые моменты, которые стоить учесть.
Залогом успешного проведения конгрессов и конференции является не только высокий уровень докладчиков и программы в целом, но и техническая составляющая. Важно, чтобы все было организовано на высшем профессиональном уровне.
Необходимо правильно организовать и продумать бюджет, действия всех спонсоров и участников мероприятия. Финансовый риск всегда есть, а потому нужно грамотно спланировать бюджет. Для этого следует учесть все расходы, найти первоклассных поставщиков, которые на выгодных условиях предоставят вам качественные услуги.
Подбор места проведения должен исходить из цели конференции или конгресса. Формат и уровень мероприятия должен оцениваться также и по масштабу выбранной площадки. Существуют уже готовые площадки и места для проведения конгрессов, которые сдаются в аренду на неопределенный срок. Ваше мероприятие пройдет на высшем уровне, если будет тщательно продумана логистика на площадке. Необходимо составить подробный план действий, и хорошенько отрепетировать, чтобы все прошло без сбоя и задержки.
Важно поддерживать связь с участниками мероприятия. Для этого нужно пользоваться рассылкой писем, вести переговоры в телефонном режиме и помогать участникам при регистрации. Уделяйте время и внимание всем делегатам и создайте для них комфортные условия при помощи вежливого и услужливого персонала. На территории проведения конгресса должны быть все необходимые для длительного пребывания узлы (пищевой узел, санузел ит.д.) Обязательно необходимо устраивать для отдыха несколько кофе таймов